5 coisas que são necessárias para fazer uma boa reunião
Não é nada impossível fazer uma reunião que gere resultados de qualidade e não seja uma perda de tempo. Basta implementar algumas regras capazes de trazer muito mais produtividade a esse importante recurso do mundo corporativo.
Tradicionalmente, as reuniões são vistas como responsáveis por comprometer boa parte do tempo dos profissionais de diversas áreas: o grupo se fecha em uma sala de conferências, discute alguns assuntos sem tempo nem objetivos bem definidos e sai de lá sem um rumo definido. Esse cenário parece familiar? Então você precisa fazer modificações o quanto antes.
Você não tem que abolir as reuniões, apenas modificar a forma como as realiza para contar com resultados melhores. Algumas mudanças de comportamento são tudo o que você precisa para melhorar essa situação.
Veja a seguir 5 coisas que são necessárias para fazer uma reunião de forma eficiente:
1. Defina um objetivo
Fazer uma reunião sem uma razão clara é desperdiçar o tempo de todos os envolvidos. Determine qual é o objetivo daquele encontro de forma concreta. Essa ação permitirá que você tenha certeza de que os pontos importantes foram discutidos. Ao final da reunião, esses objetivos precisam ter sido atingidos.
2. Escolha o local adequado
Para uma dinâmica corporativa de qualidade, é válido contar com múltiplos espaços possíveis para fazer uma reunião. Dessa forma, você também deve ser capaz de escolher aquele que é mais indicado para a sua.
Para a conversa fluir de maneira eficiente, é importante que o local não possua elementos que distraiam os participantes ou que propiciem interrupções.
3. Convide as pessoas certas
Encher a sala de reuniões de gente não significa ser produtivo, muito pelo contrário. Para que seja possível atingir seus objetivos e otimizar o tempo de todos, convide apenas aquelas pessoas que realmente precisam estar ali: são os profissionais que possuem algo a contribuir à discussão e estão diretamente ligados ao tema.
4. Tenha uma duração fixa
Reuniões não precisam ser perdas de tempo para os envolvidos.
Determine uma duração limite ao fazer uma reunião e certifique-se de que todos possam segui-la. Essa é uma forma bastante eficiente de garantir que o encontro não dure mais do que deveria e prejudique a produtividade dos convidados. Leve em consideração o assunto e estabeleça um tempo adequado.
5. Designe responsáveis
Sempre que surgirem tarefas a serem realizadas na sua reunião, certifique-se de que um responsável seja designado para realizá-la. Isso precisa ser devidamente documentado após a reunião e tem que receber um follow-up ao longo do prazo. Essa é uma forma de garantir que tudo o que for levantado na discussão realmente seja realizado.
Cada uma dessas dicas é essencial para você desenvolver um plano de ação focado em fazer uma reunião mais eficiente na sua empresa. É necessário que todos os profissionais contribuam, sendo capazes de seguir essas orientações para contar com seus benefícios.
Depois de implementar essas mudanças, observe os resultados obtidos para se assegurar de que tudo esteja caminhando conforme o planejado.
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